展示会

展示会の備品・持ち物リスト！必須備品やあったら便利な物を徹底解説

#準備

2025/01/29

展示会の成功は、事前準備にかかっています。備品や持ち物が漏れると、当日の運営が滞ったり、来場者への印象が低下することも。

この記事では、展示会の準備で押さえておきたい必須アイテムのリストや、あると便利な備品を解説します。初心者から経験者まで役立つ情報をまとめたので、ぜひ最後までご覧ください。

展示会に必要な備品の全体像とチェックリスト

前述したように、展示会の成功を左右するのは、事前準備です。

この章では、備品管理の基本を解説し、効率的な準備を進めるためのチェックリスト作成方法をご紹介します。

備品管理が展示会成功の鍵を握る

展示会では、ブース設営、接客、資料配布、運営作業など、多岐にわたる活動が求められます。それぞれの場面で必要な備品を事前に確実に揃えておくことが、当日のスムーズな進行を支えます。

たとえば、パンフレットが不足したり必要な道具が見当たらない状況になれば、来場者対応に支障をきたし、企業の印象が損なわれる可能性があります。

また、備品管理は単なる準備作業に留まりません。スタッフ間で必要なものを共有し、責任者を明確にすることで、準備不足やミスを防ぐことができ、時間やコストの削減にもつながります。

出展準備のチェックリスト作成方法

効率的に準備を進めるためには、チェックリストを活用することが重要です。以下の手順を参考に、使いやすいチェックリストを作成しましょう。

カテゴリー分けをする

備品を「ブース設営」「接客」「バックヤード」「運営サポート」など、用途やエリアごとに分類します。これにより、必要なアイテムを漏れなく確認しやすくなります。

リストに詳細を記入する

各備品について、「数量」「担当者」を明記します。

完了状況を確認する仕組みを作る

定期的に進捗を確認し、足りないものや未手配の項目を早めにフォローアップできるようにします。準備が完了したものはチェックを打てる仕様にするのがおすすめです。Googleスプレッドシートなどのツールを使えば、複数人でリアルタイムに共有できます。

チェックリスト例

カテゴリー	備品名	数量	担当者	完了チェック
ブース設営	受付用看板	1	Aさん	□
接客	運営マニュアル	6	Bさん	□
バックヤード	ゴミ袋	5	Cさん	□

上記は、備品チェックリストの作成例です。

カテゴリー
備品名
数量
担当者
準備完了（完了したものはチェック）

上記の項目に分けてチェックリストを作成することで、抜け漏れなく、責任を明確にした上で、備品の準備を進めることが可能になります。

展示会ブースで必要な備品

それではここからは、具体的に展示会で必要な備品について解説していきます。まずは、ブース内で必要な備品です。

受付用看板
貴名受け（名刺受け）
カタログやパンフレット
パネル掲示用の道具（チェーン、ワイヤー、S字フック）
デジタル機器類（PC、タブレット）
受付・案内用の備品（アルコール消毒液など）
設備系備品（机、椅子、受付台、パーテーションポール）
装飾系備品（看板、アーチ、スポットライト）
カメラ

受付用看板

来場者にブースの場所をわかりやすく伝えるためのアイテムです。企業ロゴやブース番号を大きく表示し、遠くからでも認識しやすいデザインにするのがポイントです。設置場所や高さにも注意を払い、会場全体の動線に配慮して配置しましょう。

貴名受け（名刺受け）

混雑時やスタッフが対応できない場合、来場者が名刺を残すため（「後日連絡してほしい」という意思表示）に利用するボックスです。数は多くありませんが、「お急ぎの方はこちらに名刺をお入れください」などの案内POPを添えることで利用を促し、商談機会を逃さないようにしましょう。

カタログやパンフレット

会社案内や製品カタログは、企業や商品の魅力を伝えるために必須のアイテムです。パンフレットスタンドやラックも準備しておくとよいでしょう。また、配布物の数量を事前に把握・予測し、万が一不足する場合に備えて予備を用意しておくと安心です。

パネル掲示用の道具（チェーン、ワイヤー、S字フック）

展示パネルや掲示物を固定するための道具です。会場の壁面や設置場所に応じて、チェーン、ワイヤー、S字フックなどを使い分けます。設営はプロの業者に任せることも多いですが、もし自身で設営を行うのであれば、安全性を確認し、見栄えよく設置することを心がけましょう。

デジタル機器類（PC、タブレット、ディスプレイ）

商品紹介や会社紹介に活用されるデジタルコンテンツは、ブースの訴求力を高める重要なツールです。動画やインタラクティブなコンテンツの提供が可能になるため、来場者の興味を引きつけやすくなります。電源タップや延長コードも忘れずに準備しましょう。

受付・案内用の備品（アルコール消毒液など）

アルコール消毒液やペーパータオルなども設置することをおすすめします。このような配慮は、感染予防の為にも重要ですが、来場者に良い印象を与えることにもつながります。

設備系備品（机、椅子、受付台、パーテーションポール）

ブースの基本構成・レイアウトに関わる机や椅子も当然必要です。来場者が利用する場面を想定し、適切な数を準備します。また、パーテーションポールを活用してブース内の動線を整理することで、スムーズな運営が可能になります

装飾系備品（看板、アーチ、スポットライト）

ブースを目立たせ、来場者を引きつけるための装飾品も必要です。看板などは、展示会施工業者に任せることが多いと思いますが、もし持参するのであれば集客に非常に重要なアイテムになるので忘れないようにしましょう。

カメラ

ブースやディスプレイの写真撮影用にカメラも持参しておきましょう。ブースの全景や来場者の様子、展示物のディテールを撮影することで、SNSでの広報活動に活用できたり、今後の展示会の参考資料として残しておくことができます。

接客エリアの備品

続いて、接客エリアで必要な備品をご紹介します。

ノベルティグッズや配布物
アンケート用紙、筆記用具、回収ボックス
接客用飲み物や軽食、食器

ノベルティグッズや配布物

ノベルティグッズは、展示会後も企業や商品を思い出してもらうことができる重要なアイテムです。ブランドロゴ入りの実用的なアイテム（エコバッグ、文房具など）が一般的。その他に、会社案内やサービス情報を掲載したパンフレットやカタログもよくある配布物の1つです。

アンケート用紙、筆記用具、回収ボックス

展示会では、来場者のニーズや意見を把握するためにアンケートが有効です。紙でアンケートを回収する場合は、筆記用具は多めに準備し、紛失した際の予備も確保しておきましょう。また、記入済みの用紙を回収するボックスを設置し、スムーズな運営を心がけましょう。

接客用飲み物や軽食、食器

来場者がゆったりと話せる環境を提供するため、接客用に飲み物や軽食を用意しておくことをおすすめします。水やお茶などの飲み物に加え、個包装のお菓子を準備すると衛生的で好印象です。また、ゴミ袋も用意しておきましょう。

プレゼンテーションやセミナー関連の備品

ノートPC、スマートフォン、モバイルルーター

ノートPCやスマートフォンは、スライドや動画の表示、デモンストレーションなどに必須のツールです。トラブルに備え、予備のデバイスもあると安心です。モバイルルーター（ポケットWi-Fi）は、会場内のWi-Fiが不安定な場合でも安定したインターネット接続を確保できます。事前に通信環境を確認し、必要に応じて準備を進めましょう。

レーザーポインター

レーザーポインターは、スライド上の重要なポイントを明示し、聞き手の理解を深めるのに役立ちます。バッテリー残量の確認も忘れずに行いましょう。

映像・音響機器（プロジェクター、マイク、スピーカー）

プロジェクターやスクリーンは、映像でわかりやすく魅力を訴求できるため非常に重要です。映像が明確に見えるよう、会場の明るさやプロジェクターの輝度も確認してください。

マイクやスピーカーは、来場者に声をしっかり届けるために有効です。音響の調整は事前にリハーサルで確認し、音割れや音量不足がないようにしておきましょう。

バックヤードとストックエリアの便利備品

延長コード、ガムテープ、養生テープ

延長コードは、電源が遠い場所でデジタル機器を使う際に欠かせないアイテムです。特に複数の機器を使用する場合は、タップ付きの延長コードを用意しましょう。ガムテープや養生テープは、掲示物の固定や会場でのちょっとした修繕作業に便利です。養生テープは糊残りしにくく、見栄えを損なわないため、ブース内の作業にも適しています。

クリップ、ハサミ、カッター、付箋

クリップやハサミ、カッターは、資料の整理や梱包作業など、あらゆる場面で活躍します。特にハサミやカッターは、パッケージを開けたり、掲示物を整えたりする際に必須です。付箋は、簡単な伝言を残したり、分類を行ったりするのに便利です。バックヤードの掲示板に使用すると、スタッフ間での情報共有がスムーズになります。