展示会出展に向けた準備はいつから始める？
展示会への出展を検討しているものの、いつ頃から準備を進めればよいかわからないと悩んでいる方は多いでしょう。結論から申し上げると、展示会開催の1年～6ヶ月前までに準備を始めることが一般的です。
最初に取り掛かるべき準備としては、展示会出展の目的・目標の設定と出展する展示会の選定です。展示会に出展する目的・目標を明確にして、それを達成するために適切な展示会を探してエントリーします。
人気の展示会は早い段階で埋まってしまうことが予想されるため、早めに申し込み手続きを行いましょう。
展示会出展までの準備とスケジュール
展示会出展までの準備を、時系列順に解説していきます。
出展の1年～6ヶ月前
展示会に出展する1年～6ヶ月前までの期間では、展示会への出展を検討する時期です。この時期にやっておくべき準備には以下のものが挙げられます。
- 展示会に出展する目的・目標の設定
- 出展内容の決定
- 出展する展示会の検討・選定
- おおまかな予算設定
展示会に出展する目的・目標の設定
まず、そもそもなぜ展示会に出展したいのか、展示会に出展して何を達成したいのかを明確にします。目的や目標が定まっていなければ、戦略的な準備ができなかったり、コンセプトやターゲットがブレてしまって、展示会出展に費やした工数・費用に見合う成果が得られないでしょう。
- 商品・サービスの認知を拡大する
- 新規顧客を獲得する
- 企業・ブランドイメージを向上させる
上記のような目的を設定し、それに合わせて適切な目標を設定します。目的・目標を明確に設定して関係者間で共有することで、今後の準備をスムーズに進められるようになるでしょう。
出展内容の決定
目標・目的の設定と同時に、出展内容も決めておく必要があります。展示会でPRしたい商品・サービス、展示方法、コンセプト、ターゲットなど、展示会出展の全体的な戦略を考えて決定することが重要です。
社内の関係者と十分に協議し、慎重に検討しましょう。
出展する展示会の検討・選定
展示会に出展する目的・目標や出展内容が明確になったら、どの展示会に出展するかを検討しましょう。
一般社団法人日本展示会協会（日展協）が発表した調査結果（※）によると、国内で年間約600件の展示会が開催されていることがわかりました。多くの展示会が開催される中で、自社に適した展示会を探すことは容易なことではありませんが、業界・業種、開催場所、展示会規模などの条件で限定していき、候補を絞りましょう。
候補が絞れたら、過去の開催報告や次回の開催に関する案内を確認することが重要です。展示会のジャンルやターゲット、来場者数などを調査して、自社の出展目的と相違がないか確認して、出展する展示会を選定しましょう。
※参考：2019年にわが国で開催された展示会実績調査
おおまかな予算設定
出展する展示会を選定することと並行して、展示会にかけるおおまかな予算を決定しましょう。出展する展示会によって出展料が異なりますし、同じ展示会でも出展するブースの位置や小間数（広さ）によっても出展料が異なります。
展示会を選定する際は予算も考慮しなければならないので、おおまかな予算を設定して、出展を検討している展示会と費用感がマッチするか確認することが重要です。
5～4ヶ月前
展示会開催の5～4ヶ月前の時期を目途に、本格的に展示会出展に向けた準備を始めましょう。具体的には、以下の準備を進めます。
出展申し込み手続き
出展する展示会を選定したら、実際に申し込み手続きをしましょう。人気の展示会や、展示会の中でも人気のブースエリアはすぐ埋まってしまう可能性があるので、選定が終わったらできるだけ早めに申し込むことをおすすめします。
また、出展の申し込みだけでなく、各種補助金や助成金の調査・申請手続き、遠方の場合は宿泊施設、公共交通機関の手配など諸々の手続きも早めに行うとよいでしょう。
出展までのスケジュール立案
出展の申し込み手続きが完了して、正式に展示会出展が決定したら、展示会当日までどのようなスケジュールで準備を進めるかを計画しましょう。出展内容に合わせて必要な工程や準備物を洗い出し、業務を細分化して期日を決めていきます。
計画したスケジュールは、ファイルを共有したり、スケジュール管理ツールを使ったりして関係者全員で共有し、各工程の進捗度が見えるようにしておくことが重要です。
4～3ヶ月前
開催の4～3ヶ月前は、具体的な各種業務の進行や手配が本格化する時期です。具体的には、以下の準備を進めましょう。
- ブースデザイン・装飾の決定
- ブース製作・施工会社の選定・手配
- ノベルティの選定・手配
- プロモーション方法の検討
ブースデザイン・装飾の決定
ブースデザインは、展示会の成果を大きく左右する重要な要素です。コンセプト、ターゲット、企業・ブランドイメージなどを考慮しながら、来場者視点で興味がそそられるようなデザインや装飾を検討しましょう。
また、ブースの小間数（広さ）や出展位置、来場者の導線などを考慮し、ブースのレイアウトも検討します。「どのようなデザインや装飾にすればよいかわからない」「社内に担当できるデザイナーがいない」というような場合、展示会出展をサポートしている会社に依頼することも有効な手段です。
ブース製作・施工会社の選定・手配
ブースを実際に製作するには、専用の機器や技術者が必要になります。自社でブースを製作・施工するのは、あまりにもリソースがかかり過ぎるため、展示会ブースの製作・施工会社に依頼することをおすすめします。
ブースの製作・施工を行っている会社は、ブースデザインから一貫してサポートしてくれることがほとんどなので、デザイン段階から相談しておくこともおすすめです。自社でデザイン・設計したものの、実際に製作する際は実現が難しかったり、寸法が合わなかったりと、製作段階でトラブルが発生する場合も多いです。
ブース製作・施工会社に依頼する場合は、過去の事例や職人の有無、対応力などを確認し、安心して任せられる会社を選びましょう。
展示会サポートについて
ノベルティの選定・手配
ブースデザインと同様に、ノベルティも来場者の興味を引き、ブースに訪問するきっかけになる重要な要素です。魅力的なノベルティや実用性のあるノベルティは、来場者に受け取ってもらえる可能性が高く、ノベルティを渡す際に自然な形で来場者と接点を持つことができます。
ノベルティを選定する際は、実用性や携帯性、オリジナリティや品質などを考慮することが重要です。できるだけコストを抑えつつも、来場者にとって魅力的で好印象を与えられるものを選びましょう。
プロモーション方法の検討
展示会で多くの人にブースに足を運んでもらうためには、効果的なプロモーション活動の実施が欠かせません。既存顧客や見込み顧客に対して招待状やメールの送付、SNSやホームページでの情報発信、Web広告の活用など、ターゲットや予算に合わせてどのようなプロモーションを実施するか検討しましょう。
また、事前のプロモーション方法だけでなく、展示会当日の会場でのプロモーション方法も検討しましょう。デモンストレーションの実施やスタッフによる呼び込みなど、プロモーション方法によって必要な準備も異なるため、しっかりと決めておく必要があります。
3～1ヶ月前
展示会当日まで3～1ヶ月前の期間は、実際に物品の手配や業務の進捗度に合わせて最終調整を行う段階に差し掛かります。併せて、会場や当日の準備に関する手配を進めて行く必要もあります。
- 当日の搬入・搬出の手配
- 当日の人員配置の決定とスタッフの手配
- 事前のプロモーション活動の実施
当日の搬入・搬出の手配
展示会出展に必要な資材や機材を会場に運び入れ、展示会終了後に撤収・搬出するための段取りを整える手配をしましょう。具体的には、以下のような流れで進めます。
- 会場の搬入・搬出スケジュールを確認
- 搬入・搬出経路を確認
- 搬入出依頼業者・スタッフの手配（外部に依頼する場合）
- ブース設営・撤去の順序決定
- 資材・機材の整理・梱包
展示会の搬入・搬出をスムーズに行うためには、事前の計画と現場での段取りが大切です。上記のような流れで、搬入・搬出の段取りを進めましょう。
当日の人員配置の決定とスタッフの手配
展示会当日の人員配置とスタッフの手配は、来場者への対応を円滑に行い、目的を達成するために非常に重要です。以下のような流れで、人員配置の決定とスタッフの手配を行いましょう。
- 必要な役割と人数の洗い出し
- タイムテーブルに応じた人数計画の策定
- 各配置に必要なスキルの洗い出し
- 役割とスキルに応じた人員配置の検討
- 不足スタッフの外部手配
- 当日のオペレーション体制の策定
社内のメンバーだけで当日の運営を担うことができない場合、スタッフ手配会社に依頼するなどして外部スタッフを手配する必要もあります。重要な役割を持つポジションには自社のメンバーを配置し、呼び込みやノベルティの配布などを外部スタッフに依頼するといったように、適材適所の人員配置を心がけましょう。
事前のプロモーション活動の実施
事前に計画しておいたプロモーション計画に基づいて、活動を実施しましょう。具体的な開始時期は、予算や媒体によって異なるので、柔軟に対応することが求められます。
自社で適切なプロモーション活動を実施することが難しいという場合は、広告代理店に依頼することも1つの手段です。
1ヶ月前～展示会当日
いよいよ本番が近づき、準備も佳境を迎える時期です。最終確認やリハーサルを実施して、万全の体制で当日を迎えられるように準備しましょう。
- 準備物・タスクの最終確認
- スタッフの教育
- バックアッププランの検討
- 運営リハーサル
- 展示ブース・会場の最終確認
準備物・タスクの最終確認
この時期には、全ての資材や備品などの準備を完了させて、最終確認を実施する必要があります。事前に作成したスケジュールとタスクを確認し、抜け漏れがないか入念にチェックしましょう。
この時期に抜け漏れが発覚しないように、定期的に進捗管理や情報共有のためのミーティングを実施しながら準備を進めることが重要です。
スタッフの教育
当日の人員配置をもとに、各スタッフの役割に合わせて教育を実施する必要があります。呼び込みスタッフであれば声掛けやコミュニケーションの教育、商品説明のスタッフであれば想定される質問への受け答えの教育などです。
特に、普段の業務で顧客とコミュニケーションを取る機会が少ないスタッフは、当日にコミュニケーションで苦労してしまうことも予想されます。そのため、必要に応じてデモンストレーションを実施したり、対応マニュアルを作成したりして、スムーズに対応できるように教育しておきましょう。
バックアッププランの検討
バックアッププランとは、展示会当日に予期せぬトラブルや不測の事態が発生した際に、スムーズに対応するための代替策や準備のことです。展示会は多くの人や物が関わる複雑なイベントであり、予期せぬ事態が発生する可能性が高いため、準備しておくことで対応力を高め、成功の確率を高めることができます。
想定されるトラブルとバックアッププランとしては、以下のようなものが挙げられます。
| 想定されるトラブルの例 |
バックアッププラン |
| スタッフの欠員 |
・予備スタッフの確保
・複数の役割をこなせるスタッフの育成 |
| 展示品や装飾品の破損・紛失 |
・予備の展示品や装飾品の準備
・修理キットや予備部品の持参 |
| 電源やインターネットトラブル |
・バッテリーやポータブル電源の準備
・モバイルWi-Fiやテザリング機能の活用
・会場スタッフへの緊急連絡先の確保 |
| 来場者対応の不備 |
・優先順位の高い役割へスタッフを集中
・緊急対応スタッフへ応援要請 |
上記のようにバックアッププランを用意しておくことで、トラブルを最小限に抑え、展示会全体の運営が円滑に進むようにすることができます。
運営リハーサル
展示会の当日を迎える前に、運営リハーサルを実施しておくことは非常に重要です。リハーサルを行うことで、スムーズな運営を実現し、当日想定されるトラブルを事前に防ぐことができます。
スタッフ全員が流れを理解し、不測の事態にも対応できる準備が整うことで、来場者への対応品質が向上するでしょう。少し手間がかかるように感じますが、リハーサルを実施することで得られるメリットは大きいです。
展示ブース・会場の最終確認
展示会当日に思わぬトラブルが発生しないようにするためには、事前に展示ブースや会場の最終確認を必ず実施しましょう。具体的には、以下のような項目について確認しておく必要があります。
- 装飾や展示物の配置、見やすさ
- 照明の明るさ、当て方
- 映像・デジタル・音響機材の動作
- 会場・ブースの動線
- スタッフの休憩スペース
- スタッフの配置
- 資料・配布物の数量
上記のような確認作業をしっかり行うことで、当日のトラブルを未然に防ぎ、来場者の満足度を高めることができるでしょう。
展示会当日～撤収
実際に展示会が始まったら、来場者の対応やブースの運営業務に集中しましょう。それに加えて、会場の状況に応じて以下のような対応も必要になります。
- 展示ブース内の4S（整理・整頓・清掃・清潔）
- 配布物の在庫管理
- 展示ブースの撤収
展示ブースの4S（整理・整頓・清掃・清潔）
展示ブースでは、多くの人が行き来するため、ホコリや汚れが溜まりやすいので、こまめに4Sをする必要があります。ブースの見た目や清潔感が来場者に与える印象を大きく左右し、ブースに立ち寄りたいと思わせるかどうかに関わるので、こまめな4Sは非常に重要です。
- 配布物が乱れている場合は速やかに整える
- 人が触れるところはこまめにアルコール除菌する
- 不要な備品はブース内から片付ける
基本的なことばかりですが、来場者の対応に追われているとなかなか行き届かないこともあるので、スタッフ同士で声掛けしながら実施しましょう。
配布物の在庫管理
名刺や資料、ノベルティなどの配布物の在庫をこまめに確認して把握しておきましょう。こまめに管理していなければ、来場者に配ることができなくなり、大きな機会損失やイメージ低下に繋がる可能性があります。
配布物の消費ペースを見ながら、足りなくなりそうな場合は早めに追加発注しておきましょう。
展示ブースの撤収
展示会が無事終了したら、速やかに撤収作業に取り掛かりましょう。業者に依頼している場合でも、ブース跡地が綺麗にされたか最終確認を実施する必要があります。
万が一、ブースの片付けが不十分だったり、規定が守られていなかったりした場合、運営側から次回の出展を禁止されてしまう可能性も否定できません。
展示会終了後
展示会が終了したあとは、今後の取り組みに活かすために必ず振り返りをしましょう。具体的には、以下の取り組みを実施します。
- 情報整理とフォローアップ
- 費用対効果の確認と改善点の洗い出し
情報整理とフォローアップ
展示会で得られた様々な情報を収集して、整理します。獲得した名刺や商談などを、情報管理システムに登録したり、リストにまとめたりして社内で共有できる状態にしましょう。
その後は、顧客に合わせて迅速にフォローアップを実施することが重要です。早めのフォローアップが、信頼関係構築や今後の取引に繋がり、ビジネスチャンスの拡大に貢献します。
費用対効果の確認と改善点の洗い出し
展示会出展後に費用対効果を確認し、改善点を洗い出すことは、次回以降の成功と投資効率の向上に欠かせません。費用対効果の分析を通じて、コストに見合った成果を把握し、具体的な数値で投資の成果を評価できます。
また、どの施策が効果的だったか、不足があった部分は何かを明確にすることで、次回の出展計画をより効果的に立案できます。特に、限られたリソースで最大の成果を得るためには、この振り返りプロセスが重要です。
展示会への準備を効率的に進めるポイント
展示会の準備には、多くの時間と人員が必要になるため、効率性を高めたり抜け漏れがないように管理したりする必要があります。以下のポイントを押さえることで、効率的に準備を進めることができるでしょう。
- チームを組んで役割を分担する
- 定期的にコミュニケーションを取る
- 内製と外注を使い分ける
チームを組んで役割を分担する
効率的に準備を進めるためには、業務ごとにチームを組んで役割を分担するとよいでしょう。
- プロジェクト推進チーム
- ブース担当チーム
- マーケティング担当チーム
- 備品・人員担当チーム
上記のように、それぞれの業務ごとにチームを分けることで、メンバーがそれぞれの役割に専念することができ、効率的に準備を進めることができます。準備の抜け漏れも気付きやすく、すぐに迅速な対応ができるようになるでしょう。
定期的にコミュニケーションを取る
展示会の準備を効率的に進めるためには、定期的なコミュニケーションを取ることが非常に重要です。 チーム内で情報を共有し、進捗状況や課題を把握することで、スムーズな準備が可能になります。
チーム内だけでなく、プロジェクト全体の進捗を確認するために各チームのリーダーが集まって、各チームの状況の整理をする機会も重要です。これにより、スムーズな準備進行とトラブルの最小化を図ることができるでしょう。
内製と外注を使い分ける
展示会準備を効率的に進めるためには、内製部分と外注部分を適切に使い分けることが重要です。内製では自社の強みやノウハウを活かせる部分、外注では専門性や効率性が求められる部分を任せることで、全体の準備をスムーズに進められます。
例えば、ブースデザインやパネル制作、装飾品の製作は専門的なスキルや機材が必要なため、外注することで高品質な仕上がりが期待できます。また、ノベルティ制作や搬入手配など、手間がかかる部分も外注すれば、自社は他の準備に集中できるため効率的に進めることが可能です。
展示会出展に関するサポートをワンストップで提供している会社に依頼すれば、複数の会社とのやり取りが発生したり、準備の抜け漏れ・被りが発生したりすることも防げます。エヌショーケース株式会社では、展示会の企画からブースデザイン、装飾、施工など、展示会出展に関するサポートをワンストップで提供しているので、ぜひお気軽にご相談ください。
展示会に関するお問い合わせ
万全の準備をして展示会に備えましょう
展示会の準備・段取りは、当日の成功を左右する重要な要素です。計画的な準備を行うことで、トラブルを防ぎ、スムーズな運営や効果的な顧客対応が可能になります。
今回ご紹介した準備スケジュールや工程を参考にして、展示会出展の際にぜひお役立てください。
もし、自社で準備を進めることが不安だったり、リソースを確保することが難しかったりする場合は、展示会のプロに依頼することも有効な手段です。エヌショーケース株式会社は、創業55年を超える豊富な実績で、お客様に合わせて最適な提案をし、ワンストップで展示会への出展をサポートします。
展示会出展に関してわからないことや不安なことがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。
