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イベントは、自社の商品やサービスの販売促進や認知拡大、ブランドイメージ向上など、様々なプロモーション効果が期待できます。そして、そのイベントの成功を大きく左右するのが「企画の質」です。
イベントの企画では、イベントの内容に関するアイデアが先行しがちですが、それよりも重要な検討すべき項目があります。そのため、イベントを成功させるためには、正しい進め方を理解して、企画を練ることが重要です。
そこで今回は、イベント企画の進め方や成功させるポイントなどを詳しく解説します。
イベント企画運営ならエヌショーケース
エヌショーケース株式会社は、あらゆるジャンル・規模のイベント企画・運営をサポートしています。創業55年を超える豊富な実績と専門的なノウハウを持ち、目的や予算、納期に合わせて最適なイベント企画をご提案します。
イベント企画運営サービス目次
冒頭でも説明した通り、企画はイベントの成功を大きく左右する重要な要素です。まずは、具体的になぜ企画が重要なのかを理解しておきましょう。
イベントの成果は、企画の段階でほぼ決まるといっても過言ではありません。企画時に「目的は何か」「誰に何を届けたいか」を明確に設定することで、施策の方向性が定まり、効果的な集客や構成が可能になります。
ゴールが定まっていないままイベントを開催しても、評価が曖昧な状態で終わってしまうでしょう。しっかりとした企画があれば、事前にKPIを設定し、成果を測定・改善しやすくなり、イベントを戦略的に運営できるようになります。
参加者に満足してもらえるイベントを実現するには、ターゲットの関心やニーズに合わせた企画が不可欠です。誰に向けて開催するのかを明確にすることで、内容・時間帯・会場の雰囲気などを最適化でき、「来てよかった」と思ってもらえる体験を提供することができます。
参加者の期待に応える、また、それを上回る価値を提供するためには、事前に細部まで想像し尽くした企画が重要な役割を果たします。
イベントの費用対効果を最大化するためには、予算やリソースを最適化することが重要です。企画段階でやるべきことの優先順位をつけ、目的に直結しない要素を省くことで、限られた予算内でも効果的に運営できます。
また、各工程に必要なリソース（人・時間・機材など）を可視化することで、過不足なく手配ができ、無駄な出費や人員配置の失敗を防ぐことが可能です。
イベントには多くの関係者が関わるため、企画が曖昧だと意見が分かれ、判断や準備が滞る原因になります。しっかりと企画が練られていれば、「何のために」「どこを目指して」「誰に何をするのか」が明文化され、関係者間で共通認識が持てます。
その結果、合意形成がしやすくなり、意思決定や段取りがスムーズになります。特に複数部署や外部パートナーと連携する場合、企画書は”進行の軸”となります。
イベントには、天候不良や機材トラブル、人の流れの偏りなど、予測できない事態がつきものです。企画段階でリスクを洗い出し、代替案や対応フローを準備しておけば、当日の混乱を最小限に抑えられます。
これにより運営側の安心感も高まり、冷静な対応が可能になります。想定外に強いイベントは、参加者にも安心感を与え、結果として信頼や満足度の向上にもつながります。
イベントを企画する際は、主に以下の流れで進めていきます。
イベントを成功させるには、まず「なぜ開催するのか」という目的を明確にすることが第一歩です。例えば新規顧客の獲得、認知拡大、販売促進、地域交流など、目的が違えば企画内容も変わります。
また、誰に来てほしいのかというターゲットを具体的に設定することで、内容・会場・告知方法の選定にも一貫性が生まれます。目的とターゲットが明確であれば、全体の軸が定まるので、この後の工程がスムーズに進められるようになるでしょう。
目的とターゲットが定まったら、その目的を達成するためにはどのようなイベントにするかを具体的に設計します。例えばセミナーや体験会、展示会など、形式を決め、会場や時間、内容構成（オープニング・メインコンテンツ・クロージングなど）を組み立てます。
ターゲットが興味を持ち、行きたくなるような内容を常に意識し、話題性やオリジナリティのあるコンテンツを企画することで、集客効果を高めることにもつながるでしょう。
イベントの実施には様々な費用が発生するため、早い段階で予算を組むことが欠かせません。会場費、機材レンタル、印刷物、広告費、人件費、ケータリングなど、項目ごとに見積もりを立て、必要に応じて削減や配分調整を行います。
また、スケジュールも同様に重要で、企画から当日までの工程を逆算してタイムラインを設定します。関係者の調整や制作物の納期管理も含め、全体の進行を可視化することがポイントです。
せっかく良い内容を考えても、集客ができなければ意味がありません。ターゲットに合わせた集客チャネル（SNS、Web広告、DM、ポスター、メルマガなど）を選び、具体的な訴求メッセージやタイミングを設計します。
早期割引や特典など、行動を促す仕掛けも有効です。また、PR効果を高めるには、プレスリリースやマスメディア（ラジオ、新聞、雑誌）での告知も有効な選択肢になります。
本番までの準備を円滑に進めるには、各タスクの明確化と担当の割り振りが重要です。進行表やチェックリストを作成し、会場手配、備品準備、受付対応、搬入出、当日の進行管理などを細かく分担します。
また、関係者とのリハーサルやトラブル時の対応フローも事前に確認しておくことで、当日の混乱を防げます。準備段階での丁寧な調整が、イベントの完成度と運営の安定性を大きく左右します。
イベントを成功させるためには、企画の際に以下のポイントを押さえておくことが重要です。
イベントを成功させるためには、参加者のメリットを意識することが非常に重要です。主催者が伝えたい内容ややりたい内容だけでなく、参加者がイベントに参加することで得られる体験・価値を意識することで、集客力と満足度が大きく向上します。
「最新の情報が得られる」「試食や体験ができる」「人脈が広がる」など、具体的なベネフィットを打ち出すことで、参加の動機が生まれやすくなります。常に”参加者視点”を持つことが、成果につながる企画の鍵です。
イベント企画に季節性やトレンドを取り入れることで、集客力や話題性が高まり、成功につながる可能性が大いにあります。季節ごとの行事や流行中のテーマを反映させることで、参加者に「今だからこそ行きたい」と思わせる魅力になるでしょう。
また、SNSやメディアで取り上げられやすくなるため、拡散効果も期待できます。タイムリーな企画は関心を引きやすく、参加者との接点を増やす効果的な手法といえるでしょう。
多くのイベントが開催される中で、他と差別化された独自性は非常に重要です。ありきたりな内容では参加者の関心を引けず、集客や話題性で埋もれてしまいます。
独自のコンセプトや切り口を設けることで、「ここでしか味わえない体験」や「新しい発見」を提供でき、参加意欲を高められます。また、メディアやSNSでの拡散も期待でき、結果としてブランド価値の向上にもつながります。
イベントを成功させるためには、企画以外にも様々なノウハウや経験が必要です。そのため、イベントをサポートしてくれるプロに相談することを推奨します。
イベント企画をサポートしてくれる会社に協力を依頼することには、以下のようなメリットがあります。
イベント企画会社は目的やターゲットに合わせた戦略的な設計ができるだけでなく、集客方法や運営体制、予算配分までトータルでサポートしてくれます。経験豊富な視点から、見落としがちなリスクへの対応や当日の進行も含めた提案が可能なため、安心して準備を進められるでしょう。
限られたリソースで最大限の成果を出したいなら、プロの力を活用するのが近道です。
イベントを成功させるためには、企画段階からの丁寧な設計が不可欠です。目的やターゲットを明確にし、参加者のメリットや独自性、季節感を盛り込んだ内容にすることで、参加者の満足度や目的の達成が可能になります。
しかし、すべてを自社だけで完結するのは難しいこともあるでしょう。そのような場合、豊富な知見と実績を持つプロに相談することで、見落としやリスクを回避し、イベントの質と効果を最大限に高めることができます。
エヌショーケース株式会社は、創業55年を超える豊富な実績とノウハウを持ち、これまで様々なイベントの企画や運営をサポートしてきました。様々な規模・ジャンルのイベントのサポートが可能で、納期や予算にあわせて最適なプランをご提案します。
イベントの企画や運営にあたって何かお困りごとがあれば、お気軽にご相談ください。
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この記事の執筆者
代表取締役
三溝 拓
名古屋ショーケース（現：エヌショーケース）営業開発部部長を経て、代表取締役に就任。これまで多くの展示会や企業イベント、式典などを成功に導き、常にお客様から求め続けられる価値を提供するために尽力している。
