イベント運営会社に依頼できる業務内容
まずはじめに、イベント運営会社にどのような業務を依頼できるかを紹介します。主に、以下の業務を依頼することが可能です。
- 企画立案
- デザイン・設計
- 各種備品手配
- 什器等製作
- 会場設営・撤去
- 当日運営
- データ収集・分析
企画立案
イベントや展示会を開催するにあたり、最も重要な業務ともいえるのが、企画立案です。企画立案では、イベントや展示会の目的や予算などに合わせて、コンセプトやテーマを設定したり、規模やコンテンツを検討したりします。
また、スケジュールの策定やプロモーション計画、会場の選定や必要備品の確認など、この段階で検討しなければならないことは多岐に渡ります。企画次第で今後の業務にも大きな影響を与えるため、慎重な判断が必要になるでしょう。
高い専門知識や豊富な経験がある運営会社に依頼すれば、様々な要素を加味して最適なプランを提案してもらえます。
デザイン・設計
イベントや展示会のコンセプトに合わせて、会場やブースのデザイン・設計を行います。設計やデザインによって、来場者にどのような印象を与えるか、どのような体験を提供できるかが大きく変わるため、非常に重要な工程です。
また、演出や装飾を決める工程にもなるため、機材や備品についても考慮しなければなりません。来場者がストレスなく楽しめるようなレイアウトや、混雑しないような導線設計も重要です。
集客の成功を左右する重要な工程なので、様々な知識やノウハウが必要になるでしょう。イベント運営会社に依頼することで、要望を考慮しながらコンセプトに沿って最適なデザインや設計をしてくれます。
各種備品手配
イベントや展示会を開催する際は、様々な機材や備品が必要になります。音響設備や照明機器、家具類やネットワーク類など、様々なジャンルの機材や備品が必要になるため、完璧に手配することは容易ではありません。
イベント運営会社に依頼すれば、抜け漏れなく必要な機材や備品の手配が可能です。他にも、ノベルティグッズやパンフレットなどの配布物の手配もしてくれるでしょう。
什器等製作
什器とは、展示物や製品を効果的に展示・配置するために使用される器具や家具のことです。既製品で賄うことができなかったり、オリジナリティを演出したかったりする場合は、什器の製作が必要になるでしょう。
什器の製作には、デザインや設計から材料の手配、機械や設備を使用した製作工程など様々な業務が発生します。イベント会社に依頼すれば、コストや納期を最適化しながらクオリティの高い什器を製作してもらえるでしょう。
会場設営・撤去
会場の設営や撤去では、重量のある機材を運搬したり、高価な機材を運搬したりするため、様々なリスクが伴います。設営作業は身体に負担がかかるだけでなく、重量物を持ち上げたり高所での作業が発生したりと、様々な危険が伴う作業が発生することもあるでしょう。
普段このような作業に慣れていない人がやれば、機材の破損や事故発生のリスクがより一層高まります。イベント運営会社に依頼することで、安全性に考慮しながらスピーディーに会場の設営や撤去をしてもらえます。
当日運営
イベントや展示会の当日は、案内や受付、スケジュール管理や来場者対応など様々な運営業務が発生します。滞りなく順調に運営業務を遂行できれば、来場者の満足度を高めることができるため、万全の準備と体制を整えておきましょう。
しかし、どれだけ万全な準備をしていても当日は予期せぬトラブルが発生する可能性があります。不安であれば、豊富な経験があり冷静な対処が可能なプロに運営を任せることをおすすめします。
データ収集・分析
イベントや展示会では様々なデータを収集し、分析することが重要です。目標とする数値と収集したデータを比較して、イベントや展示会を開催した成果を評価したり次回の改善に活かしたりしましょう。
データ収集や分析には、どのような数値を収集する必要があるか、データが何を示しているかなどの専門的な知識が必要になります。専門知識のあるイベント運営会社にデータの収集と分析を依頼することで、精度の高いフィードバックが期待できるでしょう。
イベント運営会社に業務を依頼するメリット
イベント運営会社に業務を依頼することには、以下のようなメリットがあります。
- 専門知識と豊富な経験がある
- 工数やリソースを節約できる
- イベントの質を高められる
- 管理が容易になる
専門知識と豊富な経験がある
イベント運営会社は、イベントや展示会のプロなので幅広い専門知識と豊富な経験があります。そのため、自社では思いつかなかったような面白い企画を実施できたり、魅力的なブースデザインを実現できたりするでしょう。
また、知識や経験がなければ期間や費用を正確に見積もることが難しく、思った以上に準備に時間が必要になったり、費用がかかってしまったりすることも考えられます。イベント運営会社は、過去の実績や経験から費用や納期を考慮して、最適なプランを提案してくれるでしょう。
工数やリソースを節約できる
自社内で全ての業務を完結させようとすれば、多くの人員とリソースが必要になるでしょう。ノウハウや前例がない会社では、手探りで業務を進めることになるため、進行途中で様々な問題が発生したり、手違いが起きたりしてしまう可能性もあるでしょう。
しかし、イベント運営会社に業務を依頼すれば、プロジェクトに関わる数名が打ち合わせなどに参加すれば済むので、自社の人員や工数、リソースを大きく削減することができます。イベント運営会社から必要な業務や手配のアドバイスをもらえば、無駄な業務や工数の発生を抑えることができるでしょう。
イベントの質を高められる
イベント運営会社は、今までの業務で培ってきた豊富な経験やノウハウがあります。様々な実績があるため、それらの経験をもとに柔軟なアイデアや最適なプランを提案することができ、イベントの質を高めることが可能です。
また、予期せぬトラブルに迅速に対応できるようにリスク管理も行っているため、トラブルが発生した際に迅速で正確な対処をすることができます。スムーズな運営は、イベントや展示会で来場者の満足度を高めるためには欠かせない要素です。
管理が容易になる
機材や備品の手配で複数の業者とのやり取りが発生すると、情報の伝達ミスが起きたりスケジュール調整が困難になったりと、様々な問題が発生する可能性があります。社内でも様々な部署との連携が必要になり、進行に遅れが発生したり、抜け漏れが発生したりしてもなかなか気付くことができないでしょう。
イベント運営会社に業務を依頼することで、スケジュールや備品の手配、計画の進捗度など様々な管理をしてもらうことができるため、自社で負担する必要がなくなります。担当者同士で随時情報を共有するなどの管理は必要ですが、業務は圧倒的に簡潔になるでしょう。
イベント運営会社に業務を依頼するデメリット
イベント運営会社に業務を依頼する際は、以下のデメリットについても理解しておきましょう。
- 外注費用が発生する
- 自社内に経験値が蓄積されにくい
- 誤解や認識の違いが生まれやすい
外注費用が発生する
社外に業務を依頼する場合、当然のことですが外注費用が発生します。イベントの開催や展示会への出展にも費用がかかるため、プロモーションやノベルティに十分な費用を捻出できないなどの問題が発生してくる可能性もあるでしょう。
そのため、外注する際はイベントの規模や依頼内容などをもとに、平均的な外注費用を調査することをおすすめします。外注する際はしっかり見積もりを取り、費用に納得した上で依頼しましょう。
自社内に経験値が蓄積されにくい
社外に業務を外注してしまえば、自社内で経験値やノウハウが蓄積されにくいというデメリットが存在します。経験値やノウハウが蓄積されなければ、今後イベントや展示会を開催する際も社外に依頼し続けなければならなくなり、その度に外注費用が発生します。
経験値やノウハウを蓄積していきたいと考える場合は、全てを丸投げするのではなく部分的に業務を依頼して、自社でできる部分は自社で対応するなどの工夫をしましょう。
誤解や認識の違いが生まれやすい
業務を社外に依頼することになるので、社内でプロジェクトを進行するときと比べると、お互いの認識のズレや誤解が生じやすくなる可能性があります。これは双方のコミュニケーション不足や、期待値の不一致など、様々な要因で起こり得ます。
誤解や認識のズレが発生しないようにするには、定期的にコミュニケーションを取ることや、明確な要件定義をしておく必要があります。企画書や計画書など、エビデンスが残るもので確実に情報を共有し、こまめに確認することでトラブルが発生しないようにしましょう。
イベント運営会社を選定するポイント
イベント運営会社を選定する際は、以下のポイントに注目して検討しましょう。
過去の実績や経験
気になるイベント運営会社が見つかれば、過去の実績や事例を確認してみましょう。豊富な実績や事例があるということは、これまで多くのイベントや展示会のサポートをしてきたということになり、様々なノウハウを保有している可能性が高いです。
また、開催したいイベントや展示会に似ている事例があれば、実際にどのようなサポートをしてくれるのか、どれくらいのクオリティがあるのかをイメージすることができます。その企業の力量を推し測ることができるため、依頼後に失敗したと感じることは少なくなるでしょう。
依頼できる業務範囲
対応できる範囲や業務内容は、依頼する会社によってそれぞれ異なります。「機材の手配はできるが什器の製作はできない」「当日の運営はできるがデータ収集や分析までは対応できない」など、対応範囲にバラつきがあるでしょう。
自社が依頼したい業務範囲を明確にし、それを実現できるイベント運営会社に業務を依頼することが望ましいです。
料金体系
外注する際は、費用や料金体系についてもしっかり確認しておきましょう。料金体系を明確に理解していなければ、適切に予算を管理することが難しく、プロジェクトが進行する中で予期せぬ費用が発生するリスクがあります。
また、見積もりを取った際によくわからない金額が含まれていないか、しっかりと確認しましょう。内訳の項目が大きすぎて、費用の透明性がない場合も注意が必要です。
イベント運営会社に業務を依頼する際の注意点
イベント運営会社を選定したり業務を依頼したりする際は、以下の点に注意しましょう。
- 料金だけで業者を選ばない
- 目標や目的を明確に伝える
- 契約書の内容をしっかり確認する
料金だけで業者を選ばない
イベントの開催や展示会への出展は、多くの費用が必要になるため、できるだけ外注費を抑えたいと考える方も多いでしょう。そのため、イベント運営会社を選ぶ際は料金の安さに注目してしまいがちです。
しかし、料金の安さだけで業者を選定すると、契約後にあまり連絡が取れなかったり期待するクオリティを発揮してくれなかったりとトラブルが発生するリスクがあります。そうなれば、イベントや展示会を開催しても失敗してしまい、投じた費用に見合う効果が得られないかもしれません。
もちろん、料金の安さも重要な判断指標ですが、重要なのは料金と品質のバランスです。コストパフォーマンスの高さに注目して、業者を選定すると良いでしょう。
目標や目的を明確に伝える
目標や目的が明確に定まっていなければ、双方の間で誤解や認識のズレが生じやすくなります。そうなれば、期待値と実際のクオリティに大きなギャップが生まれ、思うような効果が得られなくなってしまうかもしれません。
また、目的や目標が明確に定まっていなければ、間違った方向にプロジェクトが進んでしまい、的を外れた企画や提案に繋がってしまうリスクがあります。依頼先の業者としっかり目的や目標を共有して、イベントや展示会の成功に向かってプロジェクトを進めましょう。
契約書の内容をしっかり確認する
イベント運営会社と正式に契約を結ぶ際は、しっかりと契約書の内容を確認し、理解したうえでサインしましょう。トラブルが発生した際の対応や責任、追加費用が発生する条件など、後々トラブルに発展しそうな項目は、特に注意しておく必要があります。
契約書に納得がいかない部分や、不明点があればそのままにせず理解するまで確認することが重要です。双方が納得した上で、契約を結びましょう。
イベント・展示会の開催ならエヌショーケースにお任せ
創業55年を迎えるエヌショーケース株式会社は、豊富な実績とこれまでの歴史で培ってきた高い専門性で、イベントや展示会の開催をトータルサポートします。ご要望の規模や予算、納期などを考慮して最適なプランや企画をご提案します。
さらに、独自の流通ルートとネットワークがあり、備品や機材の手配を始め、物流や人員手配のサポートも可能です。自社で工場を持ち、熟練の職人も在籍しているため、高品質の什器を製作することもできます。
「イベントや展示会を開催してみたい」「今まで依頼していた業者から依頼先を変更したい」という担当者の方は、ぜひ一度エヌショーケースまでお問い合わせください。
運営会社に依頼してイベント・展示会を成功させよう
イベント運営会社に依頼できる業務内容や、選定する際のポイントなどを詳しく解説しました。
イベントや展示会に関する業務を外注することで、社内の工数やリソースを削減できたり、満足度の高いイベントを開催できたりと様々なメリットがあります。経験値が蓄積されない、外注費が発生するなどのデメリットがありますが、豊富な経験と高い専門性を活用できるという点は、非常に魅力的でしょう。
イベント運営会社を選定する際は、過去の実績や対応範囲、料金体系などに注目して検討しましょう。ただし、料金の安さだけを重視すると失敗してしまう可能性もあるため、注意が必要です。
信頼できるイベント運営会社に業務を依頼して、イベントや展示会を成功させましょう。
